2022年11月20日，市司法局召开局长办公会专题研究部署“12345”政务服务便民热线提质增效工作。党组书记、局长陈霖主持会议。有关局领导、相关科室负责人参加。
会上，办公室主任王耀磊通报了“12345”热线第三季度办理情况，并进行了逐项分析，对办理流程不够优化、群众满意率、问题解决率等提出解决措施和建议。
会议指出，要切实提升思想认识。要深入贯彻落实市委市政府关于12345热线办理的要求，特别是市委书记任刚同志将“临沂12345”打造成为民办事、宣传动员、发扬民主的服务品牌的批示要求。要树立鲜明的导向，认真反思、全盘认领工作中出现的问题，及时全面深刻分析。要坚持有解思维，强化工作措施，将热线办理工作作为检验司法行政机关为群众办实事能力水平的重要标尺，提高热线办理实效，不断提升人民群众满意度、获得感和幸福感。
会议要求，要健全热线办理工作机制。成立由分管领导牵头，办公室揽总，各业务科室共同参与的市司法局12345政务服务热线办理工作专班，进一步完善全局12345热线办理责任体系，推进形成主要领导亲自抓、分管领导靠上抓、办公室牵头抓、承办科室具体抓的工作格局。用心用情加强沟通，认真落实首办责任，积极摆正服务态度，用最短时间、最快速度、最佳结果答复群众。对条件不成熟暂时不能解决的做好与来电人的沟通解释，对不属于本单位职责范围的，告知来电人救济渠道，并引导当事人向有关部门反映，确保做到“事事有回音、件件有答复”。研究制定12345热线办理规则，明确受理范围、重点任务、办理要求、办理时限，优化办理流程，实行统一受理、分流转办、分类处置、回复回访、跟踪督办等全流程闭环管理，进一步分解任务，压实工作责任，确保热线办理规范高效。
会议强调，要抓实督查督办，提升办理实效。要进一步加强机关行政效能建设，将12345热线办理工作纳入政务督办范围，加强对热线办理情况的回访、监督检查，通过电话催办、现场督办等形式，建立常态化动态跟踪机制，做好办理情况的回复、反馈，加强政策法规的解释宣传，确保工单反映的群众合理诉求得到有效解决。
