临司办发〔2022〕3号
各县区（开发区）司法局：
现将山东省司法厅办公室关于印发《山东省公证员执业档案管理办法》的通知转发给你们，请认真贯彻执行。
临沂市司法局办公室
2022年1月24日
（此件公开发布）
山东省司法厅办公室关于印发
《山东省公证员执业档案管理办法》的通知
各市司法局：
《山东省公证员执业档案管理办法》已经厅长办公会审议通过，现印发你们，请结合实际抓好贯彻落实。
山东省司法厅办公室
2022年1月10日
山东省公证员执业档案管理办法
为进一步规范全省公证员职业档案管理，根据司法部《公证员执业管理办法》的有关规定，制定本办法。
一、建立公证员执业档案范围、期间
根据《公证员执业管理办法》规定，凡是在公证机构执业的公证员，均应建立公证员执业档案。
公证员执业档案，应当自公证员职务任命年度起建立，至公证员停止公证执业活动时止。
二、建立、保管公证员执业档案责任部门
公证员执业档案由公证员执业机构主管的司法行政机关负责建立，并负责公证员执业档案的保管。公证员执业档案管理日常工作，由公证机构主管司法行政机关公证管理部门负责。省司法厅对各市公证员执业档案建立工作进行监督指导。
三、公证员执业档案内容
公证员任职审核任命情况、执业年度考核情况、执业监督检查情况和受奖惩情况，应归入本人执业档案。
（一）公证员任职审核任命情况
不同时期公证员的任职审核任命。
1.一九九○年以前，根据《中华人民共和国公证暂行条例》的规定，公证员由公证机构所在地组织部门或司法行政部门公布任职；
2.自一九九○年起，实行公证员资格统一考试后，根据司法部的有关规定，公证员资格由省司法厅授予、批准取得；
3.自二○○一年起，实行国家统一司法考试后，根据司法部《关于从通过国家统一司法考试人员中选录公证员等有关事宜的通知》的规定，公证员由省司法厅任命；
4.自二○○六年三月一日起，《公证法》实施后，公证员由司法部任命。
公证员任职文件或任职决定，应当存入公证员执业档案。
（二）公证员执业年度考核结果
根据《公证员执业管理办法》的规定，公证机构应当每年对本机构公证员上一年度办理公证业务的情况和遵守职业道德、执业纪律等情况进行年度考核。考核应按照《公证机构年度考核办法》和《山东省公证员年度考核办法》的规定进行。公证员年度考核情况及考核结果应存入公证员执业档案。
（三）公证员执业监督检查情况
1.公证机构和主管司法行政机关，应每年将公证员的执业情况和所承办的公证事项的质量检查情况以及评价结论存入公证员执业档案。
2.公证员年度内形成有效投诉和举报、执业中有不良记录或年度考核发现有突出问题，应将主管司法行政机关对其重点监督、指导的记录存入公证员执业档案。
（四）公证员年度受奖惩情况
1.公证员在考核年度内受到司法行政机关和有关部门的表彰奖励情况；
2.公证员在考核年度内因违纪、违法受到党纪处分和行政处罚情况；
3.公证员有《公证法》第四十一条、第四十二条规定所列行为受到处罚情况。
上述情况应存入公证员执业档案。
（五）公证员其他情况
公证员每年参加职业培训的情况；公证员个人信息情况及公证员所在地司法行政机关认为应存入公证员执业档案的其他材料。
四、公证员执业档案的使用
公证员执业档案，可为下列事项提供参考:
1.公证员申报晋升公证专业技术职称资格；
2.公证员参加全省或全国公证行业先进评选活动；
3.公证员申请异地执业；
4.法律法规规定的其他事项。
使用公证员执业档案的单位或部门，未经档案保管单位同意，不得对外公布公证员执业档案内容。
本办法自2022年2月9日起施行，有效期至2027年2月8日。
